Автоматизация магазинов различных форматов

Автоматизация сегодня стала важным инструментом практически любого бизнеса, и ритейл — не исключение. Большинство вновь открывающихся торговых предприятий автоматизировано на начальном этапе, и все больше торговых точек, ранее работавших без автоматизации, модернизируются и оснащаются автоматизированными системами управления. При этом автоматизация торговых предприятий проходит по-разному, и, как правило, это зависит от формата магазина.

На данный момент рынок автоматизации магазинов можно условно разделить на два крупных сегмента: Food Retail и Non-food retail. При этом каждый из них делится еще на три сегмента: мелкие одиночные магазины, средние одиночные магазины (или сети до 10-20 магазинов) и крупные федеральные сети. Каждый из этих трех сегментов, в первую очередь, имеет свои особенности в области управления и, следовательно, автоматизации.

Отличия будут видны уже на этапе принятия решения и подготовки к процессу автоматизации. Так, маленькие торговые предприятия на определенном этапе (и довольно долгом) могут работать и без автоматизированной системы учета, но в какой-то момент руководство магазина приходит к решению о внедрении. Подготовка к внедрению системы автоматизации в небольшом магазине, как правило, не занимает много времени — задачи, которые обычно хочет решить владелец предприятия в данном сегменте рынка, просты: возможность видеть актуальные остатки, сумму выручки и оборачиваемость товара. Сам процесс внедрения также происходит быстро, в течение 1-2 дней.

Предприятия второго сегмента подходят к подготовке более взвешенно. Все чаще подобные магазины автоматизируются еще до открытия, и требования, которые предъявляют владельцы более крупных торговых точек к товароучетным системам, шире.

Еще один немаловажный фактор — стоимость системы автоматизации. Так, мелкие одиночные магазины не могут себе позволить выделить серьезный бюджет для автоматизации и поэтому предпочитают компактные решения, позволяющие осуществлять продажи и фиксировать сам факт продажи. Зачастую в таких магазинах используются автономные кассы, которые умеют пробивать сумму и выдавать фискальный чек.

Средний сегмент ориентирован уже на более профессиональные решения, как в программном обеспечении, так и в оборудовании. Помимо автоматизации самого факта продажи, предприятия данного сегмента уже задумываются и о работе со специализированным оборудованием (весы, принтеры этикеток, терминалы сбора данных), дисконтных программах и т. д. Также часто в магазины такого масштаба устанавливают интеллектуальные системы видеонаблюдения с функцией контроля кассовых операций. Подобные системы существенно снижают потери от воровства персонала и покупателей, несмотря на довольно большую стоимость (по сравнению с обычными видеосистемами, построенными на базы видеорегистраторов). Поэтому здесь уже можно говорить о более системном подходе к автоматизации.

Но бюджет таких торговых предприятий зачастую тоже не позволяет приобретать комплексные системы автоматизации, и из-за ограниченных финансовых ресурсов чаще всего ставится самосборный вариант, когда POS-система собирается из комплектующих от разных поставщиков. При этом выбор оборудования и программного обеспечения чаще всего обусловлен ценой. Часто в целях экономии вместо POS-компьютера используют обычные персональные компьютеры, дополненные сканером штрихкода, фискальным регистратором, денежным ящиком и программным обеспечением.

Что же касается крупных федеральных сетей, то они предпочитают работать с POS-решениями производителей мирового уровня, создавая общие стандарты автоматизации всей сети. Программное обеспечение они выбирают наиболее тщательно, ведь для них важен факт управления большими массивами данных, работа со всей кассовой линейкой сети, умение управлять продажами каждого магазина, четкое распределение товара по точкам и отслеживание его движения. В таких сетях система автоматизации становится полноценным и очень эффективным инструментом управления бизнесом.

Следующий момент — это сам процесс автоматизации и последующее сервисное обслуживание и техническая поддержка. Если говорить о мелком и среднем сегментах ритейла, то там, в основном, для этих целей привлекаются специалисты на аутсорсинге. Компания-внедренец проводит все необходимые работы и в дальнейшем осуществляет техподдержку. В редких случаях в небольших сетках магазинов 10-15 точек, существует IT-отдел, который совместно с подрядчиком участвует в процессе автоматизации и в дальнейшем уже сам осуществляет техподдержку, периодически консультируясь со специалистами компании-внедренца. Обучение сотрудников таких магазинов работе с новой системой занимает 1-2 дня.

Крупные торговые сети предпочитают внедрять и поддерживать системы автоматизации своими силами. У них есть собственные IT-службы, которые перед тем, как выбрать ту или иную систему, тщательно изучают все имеющиеся на рынке решения, оценивая их по многим параметрам: насколько они подходят под задачи предприятия, как удобно в дальнейшем с ними будет работать, каков будет предполагаемый срок амортизации, в чем трудность техподдержки данного решения, есть ли возможность развития и т. д. Процесс автоматизации такие компании осуществляют своими силами с привлечением консультантов из компании-подрядчика. Обучение в таких торговых предприятиях не ограничивается 1-дневным курсом. Кроме этого, часто требуется создание регламентов по работе с внедренной системой.

Автоматизация крупных торговых сетей всегда была неотъемлемой частью их работы, в то время как мелкие и средние магазины раньше вполне нормально существовали и без подобных систем. Сегодня ситуация меняется, и в последние годы набирает обороты именно автоматизация мелкого и среднего сегмента. Более того, по отзывам некоторых интеграторов, в кризисный период 2009-2010 года рост показывал именно этот сегмент — крупные сети предпочитали не открывать новые объекты, а закрывать некоторые из существующих точек и переносить ПО и оборудование в новые точки.

Подобный рост обусловлен несколькими факторами:

• поддержка правительства мелкого и среднего бизнеса;

• желание мелких предпринимателей уйти от автономных касс и тетрадочного учета, к полноценной системе автоматизации, позволяющей четко отслеживать все бизнес-процессы на предприятии;

• понимание среднего сегмента, что необходимо предоставлять покупателям сервис высокого уровня, отслеживать ассортимент и на основе анализа формировать его, бороться за покупателя.

Так как на рынке автоматизации мелкого и среднего бизнеса сделки заключаются довольно быстро (как правило, подготовительная работа занимает не больше месяца), то здесь действует наибольшее количество поставщиков и компаний-внедренцев (подрядчиков). Стоимость решений здесь может быть очень невысокой, и многие небольшие магазины выбирают именно такие решения. Это неправильный подход. Если уже принято решение об автоматизации бизнеса, необходимо смотреть не на цену, а на те задачи, которые решает данная система. Один из хороших способов узнать, какая система автоматизации действительно работает, — посмотреть, какая система стоит у Ваших конкурентов, пообщаться с коллегами по бизнесу, собрать отзывы. Погнавшись за дешевым решением, Вы рискуете в итоге получить то, что совершенно не подходит для Вашего торгового предприятия, и доработка системы повлечет серьезные убытки и потребует дополнительного времени, которое могло бы в это время работать на владельца торговой точки. Очень много информации можно найти в Интернете на специализированных форумах, однако надо помнить, что люди традиционно предпочитают писать о проблемах, а не об успехах.

В крупной рознице выбор компании-внедренца и решения — это довольно долгий процесс: подбор компании, определение ТЗ и процесс согласования могут затянуться на срок до 2 лет. Ведь деньги здесь тратятся колоссальные. Поставщики и подрядчики оцениваются досконально, вплоть до персональной информации менеджера, ведущего проект. Рынок здесь тоже высоконкурентен, но не количеством игроков и снижением цены, а тем упорством, с которым они конкурируют друг с другом. Здесь все традиционно есть 5-7 сильных компаний поставщиков и столько же компаний-внедренцев. Основная задача здесь — вовремя обеспечить необходимые объемы поставок оборудования, покрытие большой территории внедрения и высокий уровень сервиса и технической поддержки.

Автоматизация торговых предприятий различных форматов имеет существенные отличия. Но при этом общей остается суть: автоматизированный ритейл более мобилен, эффективен и, как следствие, прибылен. Автоматизация, как уже было сказано, — полноценный инструмент управления бизнесом, с помощью которого можно всегда держать руку на пульсе и быть в курсе того, что происходит на Вашем предприятии.